In einem meiner Projekte bin ich vor kurzem im Gespräch mit meinem Kunden d’raufgestoßen worden, wie wichtig das Thema Offboarding ist. Nachdem ich ja wochenlang in meinem Blog über Onboarding geschrieben habe, kommt hier ein Nachschlag. Was ist zu tun, wenn jemand aus dem Unternehmen austritt?

Alles im Rückwärtsgang

Im Prinzip kann der Onboardingprozess von hinten wieder abgespult werden. Alles was ausgehändigt wurde, muss jetzt wieder abgegeben werden. Das ist bei teurer Arbeitsbekleidung, Werkzeug und Firmenwagen wohl einsichtig. Beim Firmenhandy ist die oft die Frage, ob das gute Teil nicht schon abgeschrieben ist, vom Ausscheidenden weiterverwendet werden kann und nur die SIM-Karte dableibt. Und hier beginnt vielleicht schon der Datenklau. Welche Kontakte sind auf der Karte und welche am Handy gespeichert? Im Sinne der DSGVO mittlerweile auch schon eine heikle Angelegenheit.

Die Haustüre steht offen

Wenn wir unsere Passwörter und System-Zugänge nicht gleich löschen, ist es, als ob wir zu Hause mal ein paar Nächte mit offener Haustüre verbringen, meinte mein Kunde. Das kann gut gehen, aber vielleicht kommt ja doch wer vorbei und nimmt etwas mit, so im vorbei gehen. Oder es schleichen streunende Katzen herein und machen es sich bei dir gemütlich. Weil man nicht weiß, was die aber so alles an Ungeziefer und Häufchen hinterlassen, macht man doch lieber die Türe zu. Eben. Es ist somit ratsam, regelmäßig durch die Listen an User-Berechtigungen durchzugehen. Manche sind aktiv, aber ungenützt, weil sie für Praktikanten und Aushilfskräfte eingerichtet wurden, die gar nicht mehr da sind. Oder eben an ehemalige Mitarbeitende.

Trauerprozess

Bei den Gesprächen läuft es ähnlich. Beim Willkommen heißen und Integrieren habe ich mehrere Gespräche im Abstand von einigen Wochen empfohlen. Wenn die Entscheidung getroffen wurde, dass jemand das Unternehmen verlässt, ist oft nicht mehr Zeit für mehrere Gespräche, aber geführt sollten sie trotzdem werden. War die Person im Team bereits integriert, startet mit der Entscheidung – allerspätestens mit dem Ausscheiden – ein Trauerprozess. Der braucht eine Bewältigung, kann aber auch durchaus flott ablaufen.

Auch Tuckman zeigt in seinem 5-stufigen Teamentwicklungs-Modell diese Phase. Hier wird sie „Adjourning“ oder „Mourning“ genannt. Das Motto in dieser Phase lautet „So wie es war, wird es nicht mehr sein“. Je schneller Klarheit herrscht, desto weniger Energie wird abgesaugt, die in Gerüchteküche und Flurfunk entweichen würde. Auch hier ist die Führungskraft gefordert, besonders in jenen Fällen, wenn der oder die Ausscheidende nicht mehr für ein Teamgespräch zur Verfügung steht.

Information

Wer muss aller vom Ausscheiden Mitarbeitender informiert werden? Im Prinzip alle, die auch beim Einstieg involviert wurden. Besonders “Schlüsselfunktionen” wie Portier, Systemadministration und Poststelle, aber auch Schnittstellen zu anderen Abteilungen, die Ihre Kommunikationskanäle ändern müssen, sollten schleunigst in Kenntnis gesetzt werden.